Toplantı, Atatürk Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Ömer Çomaklı, Türkiye Kayak Federasyonu Başkanı Erol Yarar, Erzurum Milletvekilleri Prof. Dr. Mustafa Ilıcalı ve Zehra Taşkesenlioğlu, İstanbul Milletvekili Ahmet Hamdi Çamlı, Erzurum Vali Vekili Ahmet Naci Helvacı, Erzincan Vali Yardımcısı Dede Musa Baştürk, Erzurum Teknik Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Muammer Yaylalı, Ak Parti İl Başkanı Mehmet Emin Öz, Erzurum Büyükşehir Belediye Başkan Vekili Eyüp Tavlaşoğlu ve Sarıkamış Belediye Başkanı Göksel Toksoy'un katılımlarıyla gerçekleşti.
Toplantı sonunda milletvekilleri valilikler belediyeler üniversiteler ve federasyonlardan oluşan bir yürütme kurulu oluşturulmasına ve bu kuruldaki aşağıdaki temsilcilerin yer alması uygun görüldü. İlgili üniversiteleri temsilen(Erzurum, Erzincan, Kars) Atatürk Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Ömer Çomaklı, İlgili illerin valiliklerini temsilen Erzurum Valisi Seyfettin Azizoğlu, ilgili illerin belediye başkanlarını temsilen Erzurum Büyükşehir Belediye Başkanı Mehmet Sekmen, ilgili illerin milletvekillerini temsilen Prof. Dr. Mustafa Ilıcalı ve tüm kış federasyonlarını temsilen Türkiye Kayak Federasyonu Başkanı Erol Yarar yer aldı.
Toplantı sonunda, ikinci toplantının ise Ankara'da yapılması kararlaştırıldı.
Türkçe karakter kullanılmayan ve büyük harflerle yazılmış yorumlar onaylanmamaktadır.