E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv fatura, ticari usulde faaliyet gösteren gerçek veya tüzel kişilerin elektronik ortamları kullanarak düzenledikleri faturadır. Kağıt olarak düzenlenen faturalardan hiçbir farkı olmayan E-Arşiv Faturalar günümüzde bütün ticari kuruluşlar tarafından düzenlenmesi mümkün olan bir kıymetli evraktır.

E-Arşiv Fatura düzenlemek için ticari işletmelerin önünde iki tane seçenek bulunmaktadır. Bunlardan bir tanesi herhangi bir E-Fatura portali ile anlaşarak entegrasyon hizmeti almaktır. Diğeri ise Gelir İdaresi Başkanlığının, mükelleflerin elektronik ortamlarda fatura düzenleyebilmeleri için kullanıma sunduğu ve herkesçe bilinen E-Arşiv portalidir.

Kimler E-Arşiv Fatura Kesebilir?

E-Arşiv Faturayı bütün vergi mükellefleri kesebilir. Kesilecek olan faturanın tutarı vergiler dahil 2000 TL üzerine çıkıyor ise E-Arşiv Fatura düzenlemek zaruri bir durumdur. Gelir İdaresi Başkanlığı her yıl Elektronik Fatura kesme limitlerini aşağıya çekmektedir. Gelir İdaresinin böyle bir yol izlemesindeki ana sebep, ticari işletmeleri elektronik ortama alıştırarak kağıt ve benzeri diğer masrafların önüne geçmeyi sağlamaktır.

Giderek dijitalleşen E-Fatura ve E-Defter sistemleri ve teknolojileri sayesinde kağıt, noter gibi masrafların önüne geçilebilmektedir. Bu masraflardan farklı olarak dijital sistemlere geçiş yapan bir ticari işletme daha az kağıt kullanarak çevreci bir kişilik edinmiş olur. Ayrıca dijital dünyaya ayak uyduran ve bu şartlara alışan bir ticari işletme zamanda da oldukça tasarruf etmektedir.

E-Arşiv Fatura düzenleyebilmek için hazırlanacak olan fatura vergiler dahil 2000 TL üzerinde olmasına gerek yoktur. Herhangi bir ticari işletme mesela 500 TL + KDV bir fatura düzenleyeceği zaman da tercihen Gelir idaresi Başkanlığının sitesinden E-Arşiv Fatura düzenleyebilir.

GİB E-Arşiv Fatura Portali ile Fatura Nasıl Kesilir?

E-Arşiv Fatura portalini kullanarak fatura kesebilmek için öncelikli olarak mükellefin elinde maliye şifreleri olarak bildiğimiz, birçok dijital panelde kullanılması mümkün olan interaktif vergi dairesi şifreleri olmalıdır. Mükellef bu şifreler ile tarayıcı üzerinde E-Arşiv Fatura olarak bir arama yaparak GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı)’nın E-Arşiv Fatura portaline kolayca erişebilir.

E-Arşiv Fatura portaline maliye şifreleri ile giriş yaptıktan sonra karşınıza oldukça sade bir panel gelecektir. Bu panel içerisinde önceden düzenlemiş olduğunuz faturalar, adınıza veya firmanıza düzenlenen faturaların bilgisine erişmek de mümkün olacaktır. Yine sol tarafta yer alan belge düzenleme bölümüne tıkladığınızda karşınıza gelen panelde kağıt ortamında düzenlenen faturalardan çok da farklı olmayan bir sekme gelecektir.

Bu bölümde fatura bilgilerini ve alıcı bilgilerini yazarak kaydetmeniz gerekmektedir. Sonrasında ise oluşturduğunuz faturayı imzalayarak alıcıya ve mali müşavirinize teslim edebilirsiniz.

Entegrasyon Firmaları ile E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

Günümüz şartları içerisinde E-Arşiv Fatura ve E-Fatura oluşturabilmek için en hızlı ve uygun ortamlar entegrasyon firmalarının mükellef için sunmuş olduğu E-Arşiv Fatura ve E-Fatura portalleridir. Bu portallar sayesinde E-Arşiv Faturaları çok hızlı bir şekilde düzenleyebilirsiniz. Kayıtlı alıcılar ekleyerek tekrar tekrar alıcı bilgileri girmenize gerek kalmaz. Kestiğiniz faturayı tek tuş ile alıcıya mail gönderebilirsiniz.

EDM Bilişim olarak Elektronik fatura sistemine ilk geçildiği dönemlerden bu günlere dek verdiğimiz kaliteli hizmetler sayesinde birçok referanslar elde etmeyi başardık. EDM Bilişim E-Fatura portaline dahil olarak sistemin sunmuş olduğu 10 yıl saklama, rapor alma, muhasebe programına robotlu aktarım, E-Arşiv Fatura düzenleme, E-Fatura düzenleme ve benzeri detaylı hizmetlerden faydalanarak ticari faaliyetlerinizi sürdürmeye devam edebilirsiniz.

EDM Bilişim E-Arşiv Fatura sisteminde sol tarafta yer alan fatura düzenleme bölümünden yurtiçi ve yurtdışı faturaları düzenleyebilirsiniz. Kayıtlı alıcıları sistemden direkt olarak çekerek her seferinde alıcı bilgilerini girmenize gerek bulunmamaktadır. Genel olarak çok fazla fatura düzenleyen firmalar için hızlı E-Arşiv Fatura oluşturma yöntemleri sayesinde zamandan tasarruf ederek işçilik maliyetlerinizi en aza indirgeyebilirsiniz.

2000/5000 E-Arşiv Sınırı Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı 01.03.2022 tarihinden itibaren E-Arşiv Fatura düzenleme sınırını biraz daha aşağı çekmiştir. 2000/5000 fatura portalinde aslında ticari işletmeden istenilen; vergi mükellefi olan alıcılara vergiler dahil 2000 TL vergi mükellefi olmayan alıcılara vergiler dahil 5000 TL tutarının üstünde bir mal veya hizmet satışı gerçekleştirildiği zaman düzenlenecek olan faturanın elektronik ortamlarda düzenlenmesinin zorunlu tutulmasından ileri gelmektedir.

Bu sınırların altında rakamlarda fatura düzenlenecek ise mükellef kağıt ortamında da fatura düzenleyebilir. Mükellef kağıt ortamında fatura düzenleyeceği zaman aynı alıcıya 1 gün içerisinde 2-3 fatura düzenleme gibi bir durumu olabilir. Bu durumda da yine 2000/5000 sınırına uygun olacak şekilde hareket etmesi gerekir. Sonuç olarak aynı gün içerisinde vergi mükellefi olan bir ticari kuruluşa kağıt ortamında vergiler dahil 2000 TL üzeri fatura kesmek mümkün değildir.

E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?

E-Arşiv Fatura iptali gerçekleştirebilmek için GİB E-Arşiv Fatura portalinden veya anlaşmalı olduğunuz entegrasyon firmasının sunmuş olduğu hizmetlerden yararlanmanız gerekir. Bunun için oluşturduğunuz faturaların bulunduğu bölüme girerek, ilgili faturanın başında bulunan kutucuğa tıklatınız. İptal etmek istediğiniz E-Arşiv Faturayı seçtikten sonra panelde yer alan bölümde “İptal Et” butonuna tıklayınız.

Faturalarının iptal edilmesi iki şekilde gerçekleşmektedir. Faturayı düzenlemiş olduğunuz kişi eğer vergi mükellefi değilse “İptal Et” seçeneğini tıklattığınızda sistem iptal gerekçesini soracaktır. Faturanın iptal edilme gerekçesi belirtilerek onayladığı zaman fatura direkt olarak iptal edilecektir. Eğer fatura düzenlediğiniz kişi veya kuruluşun herhangi bir vergi mükellefiyeti bulunuyor ise karşı taraf, iptal edilmesi istenen faturaya onay vermek zorundadır. Karşı taraf iptali istenen faturaya onay vermediği taktirde faturanın iptali gerçekleşmeyecek ve geçerli sayılmaya devam edecektir.

Karşı taraf iptali istenen faturayı kendi E-Arşiv Fatura portalinden kabul etmesi gerekir. Bunun için E-Arşiv Fatura portaline girdiği zaman “İptal – itiraz Talepleri” bölümüne giriş yapması gerekir. Satıcı firma faturanın iptaline ilişkin talebi oluşturduğundan dolayı alıcının fatura portaline iptal talebi düşecektir. Alıcı iptal talepleri bölümünde, iptali talep edilen faturayı görecek ve kabul et butonuna tıkladığı zaman karşılıklı olarak iptal gerçekleşmiş olacaktır.

E-Arşiv Fatura ile E Fatura Arasındaki Fark Nedir?

E-Arşiv Fatura, E-Fatura sistemine dahil olmayan mükelleflerin elektronik ortamda düzenledikleri faturalardır. Eğer E-Fatura sistemine dahil olmamış bir mükellef elektronik ortamda fatura düzenlemek isterse düzenleyeceği fatura E-Arşiv Fatura olması gerekir. Kesilen bir faturanın E-Fatura olabilmesi için her iki tarafın da E-Fatura sistemine dahil olmuş ve ticari faaliyetlerini bu şekilde sürdürüyor olmaları gerekmektedir.

Tarafınıza Kesilen E-Arşiv Faturaları Nasıl Sorgulayabilirsiniz?

Bir işletme veya bir ticari kuruluş, tarafına düzenlenen e faturaları birkaç farklı şekilde sorgulayabilmektedir. Bu sistemlerden bir tanesi LUCA, Zirve gibi mali müşavirlerin kullanmış olduğu muhasebe programlarıdır.

Diğer bir seçenek ise entegrasyon firmaları olarak tanıdığınız aracı kuruluşlardır. Bu firmaların detaylı panelleri sayesinde tarafınıza düzenlenen faturaların bilgisine kolayca erişebilirsiniz. E-Fatura sistemine dahil olmuş şekilde ticari faaliyetlerini sürdüren bir kuruluş iseniz, size kesilen faturaların görüntüsüne dahi erişebilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığının E-Arşiv Fatura portalinden da tarafınıza düzenlenen belgelerin kontrolünü gerçekleştirebilirsiniz. Sol tarafta yer alan “Adıma Düzenlenen Belgeler” bölümüne tıklayarak ve gerekli tarih aralıklarını yazarak kimlerin firmanıza fatura düzenlediğini görebilirsiniz. Görebileceğiniz faturalar yalnızca elektronik ortamda düzenlenen faturalardır. Faturaların görüntüsüne erişilemez ama detay bilgilerine erişebilirsiniz. Ayrıca kağıt ortamında düzenlenen faturaların bilgileri bu sistem tarafından mükellefe verilemez.

E-Fatura Mükellefleri E-Arşiv Fatura Kesebilir Mi?

E- Fatura mükellefleri de E-Arşiv Fatura düzenleyebilir. E-Fatura yalnızca karşılıklı olarak her iki tarafın da E-Fatura sistemine dahil olduğu zaman düzenlenen bir evraktır. Alıcı veya satıcılardan herhangi bir tanesi E-Fatura mükellefi değilse düzenlenen fatura kesinlikle E-Arşiv Fatura olmalıdır.

Günümüz teknolojisinde entegre firmalar sayesinde fatura düzenleme işlemi gerçekleştirilirken alıcının Vergi Kimlik Numarası panele girildiğinde sistem otomatik olarak alıcının E-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgulayacak ve düzenlenecek olan faturayı ve fatura numarasını bu duruma göre belirleyecektir.